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滄州市建設投資集團有限公司

職工園地

精細化的內控管理
[作者:admin] [日期:2014-12-08 14:38] [熱度: ]

——從微小的工作崗位上看大型外企的內控管理
     來建投之前,曾經在惠普公司工作兩年,從事技術崗位工作,在這個崗位上深深體會到了內控制度對企業管理的重要性,結合自己在集團辦公室工作的這兩年,談談外企管控和我們自己企業管理的一些關聯。
     惠普公司作為一家世界500強企業,成立70多年,員工超過30萬,管理制度成千上萬條,卻始終圍繞一項準則,那就是業務經營準則(SBC),通過這條準則將管理精細化到每個人,每條生產線,每個項目工作的每一分鐘上,讓每個員工在任何時候做事情都有章可循,有法可依,不會逃離出規則的約束。SBC包含這樣幾項內容:誠實、卓越、責任心、關心、社會責任、公平和尊重,這幾項中,惠普又把誠信看的最為重要。接下來以自己的親身經歷結合現有本職工作談一下精細化的內控管理在我們的工作中可以發揮的作用。
     一、從一張出租車票毀了自己的前程到精細的財務審核
     像往常一樣打開郵箱,收到的卻是一條不幸的消息,西安某同事因為偽造差旅費用被公司辭退,原因是他在上午9:42-10:17的時間內產生了一張出租車費用的票據,同時他又產生了一張10:05-10:40的出租車車票,這明顯不合實際,同一時間怎么可以打兩輛車,財務認定該員工觸犯了公司SBC中最重要的一項:誠信!人事部門依照合同將該員工辭退!聽起來微不足道的一件小事卻是這樣的結局,以這樣的理由離開是多么的遺憾!但這從側面反映了一個問題:那就是財務部門精細的審核原則以及內控制度不容觸犯的強大執行力!反觀我們的企業是不是也需要這樣精細化的財務審核制度,針對每張票據,每一項報銷都查明它的真實緣由和報銷理由,讓公司花的每一分錢都有理可依、有據可查。
     二、從具體到小時的工作審查到事無巨細審計制度
     接下來這件事發生在我自己身上,所以記憶尤深,在一個周一的早上,我驚訝的接到公司審計部門的電話,告知我上個月的工時超出了可理解范圍,雖然報銷票據和結單時間都在系統的合規范圍內,但仍要求我對上個月的每一項工作作出詳細合理的解釋,同時在審計合格后才會計算加班的費用。具體原因如下:該員工在X月份共計錄入系統297個小時的工作時間,那么該員工平均每天工作將近10小時,且周六日無休,公司需支付雙倍工資的加班費用,請解釋每一項工作是否切實完成并屬實。我異常氣憤公司審計部門給出的疑慮!自己沒日沒夜的為公司工作,卻遭到了公司的懷疑!但仔細思考后,審計部門要對公司負責,避免員工欺騙公司的加班費!我只好用了3天的時間,寫了詳細的報告,解釋每一項工作的具體事項和處理方案以及處理時間,并從公司認可的幾個大客戶處取得客戶的確認簽字,最終審計無誤后,才將所有審核事項結束。這件事情雖然刻板,但反應出審計部門事無巨細的審查原則。作為一個剛起步的集團化公司,我們的工程項目,投資項目上尤其需要如此嚴謹的審計人員,不但對合同、對賬目甚至是更加細微的事項上做出實時無誤的審查,發現細微隱患,杜絕欺騙、欺詐行為的發生,保證公司利益不受侵犯。
     三、從繁冗復雜的考核指標到降低管理成本
     一次和一個銷售部門的同事吃飯,他抱怨說,現在請客戶吃飯,超過1000塊就要向PP(惠普中國區總裁)請示,中國區光銷售就有好幾千,他批的過來嘛!他們懂不懂中國國情!而且招待費用都要算到年終考核每個項目的管理費用里。這雖然反映出美帝國主義制定招待制度相當死板,將客戶劃歸類別,從而安排接待人數,例如6個人的客戶團如果A類需要4個人接待、B類只能2個人接待。可畢竟死板的制度從一定程度上避免了浪費!那么我們是不是也將這些管理費用細化到項目考核中,把每個部門每年的招待費用,每年車輛使用掉的費用分類計算,最后統一加到考核項中,從而達到不必要宴請少有,不必要的車馬費用少產生。
     四、從專業的技能培訓到激勵制度
     在之前工作的兩年中,我接受了7次專業技能培訓及考核,產品線從低端到高端,技能由簡到難!同時職位級別由初級到高級,工資也隨著考核的結果評定,工資的漲幅刺激了我對考核通過的迫切渴望。建投作為一個起步初期的集團公司,各條戰線上都應儲備大量的專業人才,并對其進行專業的技能培訓,通過考核和激勵讓更多人才發揮其功效,在我們這樣的一個中小城市里,作為國有企業,根本不用擔心培養出來的人才跳槽的問題,能最大限度的保證投入產出比,企業自身培養的人才為企業自身所用。
     五、從完善的信息化基礎到強大執行力的實現
     通過ERP系統實時獲取每個員工一定期限內產生的價值,同時通過財務管理,財務報銷系統,得出每個員工單位時間內損耗掉的管理成本,從而計算出每個員工產生的剩余價值!當然軟件只是為制度提供一個實施管道,讓員工行為在管道中可控的執行,作為集團化公司,我們同樣需要強大的執行力來完成工作,信息化手段不失為一種好的輔助方法。
     以上是自己之前工作中一些感悟,只屬于內控管理中微小的一面,管中窺豹,一個成熟的企業脫離不開完善的內控管理制度,搞好內控建設也是集團管理建設提升年目標中不可或缺的一項,通過管理建設提升年的各項措施的實施,滄州建投一定會走向更加輝煌的明天!
集團公司     張祚崑       


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